يـُـعنى بتأمين جميع احتياجات قطاعات الجامعة المختلفة عن طريق الإعلان عن منافسات عامة في منصة اعتماد والصحف الرسمية والمحلية , والرفع بها للجهات المختصة أو اللجان الفنية لدراستها وإعداد محاضر الترسية .
مهام العمل :
- إعداد نماذج كراسات المنافسات والعقود بما يتوافق مع النماذج المحددة من وزارة المالية .
- مراجعة كراسة الشروط والمواصفات المقدمة من الجهات الطالبة بالتنسيق في ذلك مع اللجان الفنية المتخصصة والتأكد من استيفاء مستنداتها وخلوها من المعوقات والملاحظات التي تمنع الإعلان عنها .
- الإعلان في الصحيفة الرسمية والصحف المحلية ومتابعة نشر الإعلان مع الاحتفاظ بنسخة من الإعلان لكل منافسة على حِــده .
- الإعلان عن المنافسة في منصة اعتماد، مع استكمال جميع خطوات الإعلان.
- استلام العطاءات وتسليمها لمقرر اللجنة الدائمة لفتح العروض وإعداد محضر تسليم بذلك يحفظ في ملف المنافسة .
- استلام مطالبات الصحف (إعلانات المنافسات) وعمل الارتباط المالي عليها وإرسالها للإدارة المالية لصرف مستحقاتهم المالية.
- إعداد وطباعة خطابات الترسية للشركات و المؤسسات التي تمت الترسية عليها.
- مخاطبة الشركات و المؤسسات التي تمت الترسية عليها لتقديم الضمانات البنكية النهائية .
- توقيع العقود من ممثل الشركة أو المؤسسة المفوض نظاماً , بعد التأكد من صحة التفويض .
- تسليم خطابات التعاقد للمنافسات للمـُـورد بعد اعتمادها للبدء بالتوريد وإشعار الجهة الطالبة بذلك لمتابعة التوريد حسب الشروط والمواصفات المحددة ووفق المدة الزمنية المتفق عليها مع إشعار قسم المتابعة بالإدارة.
- إعداد وطباعة خطابات مراسلات الجهات الرقابية والتأكد من اعتمادها وإرسالها بالشكل الصحيح.
- إرسال خطابات التعاقد مع جميع المستندات المؤيدة للتوقيع من صاحب الصلاحية.
- تسجيل جميع خطابات التعاقد (العقود والتعاميد) في منصة اعتماد.
- تسجيل جميع التحديثات التي تطرأ على العقود (بجميع أنواعها) من إضافة أو خفض أو تعديل سواءً في المدة أو الأعمال في منصة اعتماد.
- اعتماد جميع خطابات التعاقد (التعاميد والعقود) في منصة اعتماد
- أرشفة التعميد أو العقد ومستنداته في نظام المشتريات (نظام المتابعة) كل خطاب تعاقد على حِده.
- تسليم قسم خدمات المستفيدين نسخة من خطابات التعاقد مع جميع المستندات المؤيدة للصرف لإرسالها وتسليمها لإدارة المستودعات لإكمال الإجراءات المستودعية.
- إرسال خطابات التعاقد مع جميع المستندات المؤيدة للتوقيع من صاحب الصلاحية بعد عرضها على مدير الإدارة .
- إعداد وطباعة خطابات الترسيه للشركات والمؤسسات التي تمت الترسية وفق محضر اللجنة الدائمة لفحص العروض والمعتمد من صاحب الصلاحية , ومخاطبتهم لتقديم الضمانات البنكية النهائية
- ترتيب مستندات المنافسة وأرشفتها إلكترونيا وفق تنظيم محدد يسهل الرجوع إليها وقت الحاجة بما في ذلك عروض الشركات المتقدمة للمنافسة.
- تسليم خطابات التعاقد المعتمدة الخاصة بقسم المنافسات لقسم خدمات المستفيدين لتسليمها للمـُـوردين الأرشفة الإلكترونية لكامل مستندات المنافسة وحفظها في نظام المشتريات (نظام المتابعة) .
- تسليم نسخة من خطابات التعاقد لكل منافسة لقسم التسجيل والمتابعة لتسجيلها ضمن منصة اعتماد ومتابعة اجراءاتها.
- استلام إجازات عقود المنافسات من الجهات الرقابية وتسجيها إلكترونيا وحفظ نسخ منها في ملف المنافسة الأساسية.
- استلام الضمانات البنكية الابتدائية وتسليمها لمقرر اللجنة الدائمة لفتح المظاريف وإعداد محضر تسليم بذلك يحفظ في ملف المنافسة.
- - استلام الضمانات البنكية النهائية الخاصة بالمنافسة والتأكد من صحة وسلامة بياناتها.
- إعداد تقرير شهري عن سير العمل داخل الوحدة وانجازاته والمعوقات والحلول المقترحة .
- تسجيل جميع العقود في نظام (شامل ).
- ادخال العقود والتعاميد في منصة التحول المحاسبي
- إرسال نسخة من خطابات التعاقد لكل منافسة لقسم المتابعة لتسجيلها ضمن منصة اعتماد ومتابعة صرف مستحقاتها بالتنسيق مع إدارة المستودعات .
- تنفيذ ما يسند إليهم من أعمال أخرى .