دليل الإجراءات

 

بفضل من الله تعد الإدارة العامة للتشغيل والصيانة والنظافة من أولى الإدارات إن لم تكن الوحيدة التي قامت بأتمتة جميع الإجراءات الإدارية والفنية من خلال استخدامها لبرنامج ( إدارة الأصول ماكسيمو ) بما يتناسب مع رؤية المملكة 2030 ، مما سوف يساهم في رفع جودة ودقة العمل وسرعة الإنجاز.

الإجراءات التي يتم من خلالها تسيير الاعمال بالإدارة العامة للتشغيل والصيانة والنظافة ، والتي تتم حالياً عن طريق برنامج Maximo .

ألية تنفيذ طلب الصيانة

 

مسمى الإجـــراء

ألية تنفيذ طلب الصيانة

رقم الإجراء

الهدف من الإجراء

إصلاح وإتمام عملية الصيانة المطلوبة والتأكد من رضى المستفيد

 

الجهــــة/ القسـم

قسم المالية بالإدارة العامة للتشغيل والصيانة والنظافة

 

نطـــاق التطبيق

جميع مرافق الجامعة

 

المسئول

رؤساء الأقسام بإدارة الشئون الفنية

 

المــــرجعيــــــة

مدير إدارة الشئون الفنية

 

مدة التنفيذ

يحتاج الى يومين أيام عمل كحد أقصى

 

 

م

خطوات تنفيذ الاجراء

المسئولية

النموذج المستخدم

1

رفع طلب الصيانة من المستفيد عن طريق ماكسيمو

المستفيد

عن طريق برنامج ماكسيمو

2

يحال من قِبل مركز البلاغات الى المقاول للفحص واضافة القطع في حال الحاجة

مركز البلاغات

 

3

يوجه الطلب للقسم المختص للمراجعة

القسم المختص

 

4

الموافقة على الطلب بعد التأكد من الطلب من قِبل القسم المختص

القسم المختص

 

5

في حال وجود قطع غيار يحال للمستودع للصرف

المستودع

 

6

الإحالة الى الشركة للبدء في التنفيذ

المقاول

 

7

إغلاق الطلب عن مبدئياً من قِبل المقاول عند الانتهاء من الأعمال

المقاول

 

8

يقوم القسم المختص بالمعاينة والتأكد من إتمام الاعمال ومن ثم تحال لمركز البلاغات للتأكد من المستفيد

القسم المختص

 

9

إنهاء طلب الصيانة بعد التأكد من المستفيد

البلاغات

 

 

ألية طلب الشراء

 

مسمى الإجـــراء

ألية طلب الشراء

رقم الإجراء

الهدف من الإجراء

الموافقة على صرف بند قطع الغيار

 

الجهــــة/ القسـم

قسم المالية بالإدارة العامة للتشغيل والصيانة والنظافة

 

نطـــاق التطبيق

الإدارة العامة للتشغيل والصيانة والنظافة

 

المسئول

إدارة الشئون الفنية – إدارة النظافة – قسم المالية

 

المــــرجعيــــــة

مدير عام الإدارة العامة للتشغيل والصيانة والنظافة

 

مدة التنفيذ

يحتاج الى ثلاثة أيام عمل كحد أقصى

 

 

ألية تقييم الأداء واحتساب سوء الأداء

 

مسمى الإجـــراء

ألية تقييم الأداء واحتساب سوء الأداء

رقم الإجراء

الهدف من الإجراء

تقييم مستوى أداء الشركات في أعمال التشغيل والصيانة والنظافة بكل دقة وشفافية

 

الجهــــة/ القسـم

الإدارات التابعة للإدارة العامة للتشغيل والصيانة والنظافة

 

نطـــاق التطبيق

الإدارة العامة للتشغيل والصيانة والنظافة

 

المسئول

مدراء الإدارات التابعة للإدارة العامة ورؤساء الأقسام

 

المــــرجعيــــــة

مدير عام الإدارة العامة للتشغيل والصيانة والنظافة

 

مدة التنفيذ

يومين عمل

 

 

م

خطوات تنفيذ الاجراء

المسئولية

النموذج المستخدم

مدة التنفيذ

1

يتم تقييم أداء الشركات ببنود العقود من حيث   ( أعمال التشغيل والصيانة والنظافة ، التوريد والنزح ، توفير مواد النظافة ، توفير المعدات والعدد ، عدد الفنيين والعمال ، مكافحة الحشرات )

جميع الأقسام والإدارات بالإدارة العامة للتشغيل والصيانة والنظافة

 

 

2

مراجعة التقارير الواردة من الإدارات و الأقسام الفنية ( الميكانيك – الكهرباء – المدني والمعماري – الضبط والجودة – القسم النسائي – اللجنة الفنية – تقارير الجهات المستفيدة  )

مدراء الأقسام الفنية

 

 

3

تقييم  أداء الشركات على أعمال التشغيل والصيانة والنظافة بناءً على التقارير الموضحة بالفقرة رقم 2

 

 

 

4

يتم التقييم على مدى التزام الشركات بتوريد قطع الغيار طبقا ًللمواصفات المطلوبة.

مهندسين وفنيين الإدارة

 

 

5

يتم التقييم على مدى التزام الشركة بتنفيذ طلبات الصيانة ومدى تقيدها بأعمال الصيانة الدورية والوقائية وتقديم التقارير

رؤساء الأقسام الفنية

 

 

6

مدى التزام الشركات بالمظهر العام للعمال ( اليونيفورم – الكاب – الحذاء – بطاقة التعريف ) يناءً على تقارير مدراء المواقع

مدراء المواقع

 

 

7

تحديد مدى التزام الشركات بتوريد مواد وأدوات النظافة

 

 

 

 

ألية صرف المستخلصات

 

مسمى الإجـــراء

ألية صرف المستخلصات

رقم الإجراء

الهدف من الإجراء

صرف المستحقات المالية للمقاول حسب الأنظمة واللوائح بدون تأخير

الجهــــة/ القسـم

قسم المالية

نطـــاق التطبيق

الإدارة العامة للتشغيل والصيانة والنظافة

المسئول

رئيس قسم المالية

المــــرجعيــــــة

مدير عام الإدارة العامة للتشغيل والصيانة والنظافة

مدة التنفيذ

 

 

ألية صرف المستخلصات

 

مسمى الإجـــراء

ألية صرف المستخلصات

رقم الإجراء

الهدف من الإجراء

صرف المستحقات المالية للمقاول حسب الأنظمة واللوائح بدون تأخير

الجهــــة/ القسـم

قسم المالية

نطـــاق التطبيق

الإدارة العامة للتشغيل والصيانة والنظافة

المسئول

رئيس قسم المالية

المــــرجعيــــــة

مدير عام الإدارة العامة للتشغيل والصيانة والنظافة

مدة التنفيذ

 

 

م

خطوات تنفيذ الاجراء

المسئولية

النموذج المستخدم

مدة التنفيذ

1

ارسال التعاميد بشكل اسبوعي لقسم المالية مكتملة التواقيع

الشركات

 

 

2

اكتمال التعاميد بنهاية الشهر

الشركات

 

 

3

ارسال المستخلص بخطاب رسمي لقسم المالية يوم 5 من كل شهر ميلادي شامل التقارير  

الشركات

 

 

4

إحالة المستخلص لإدارة الشئون الفنية وإدارة النظافة للمراجعة

قسم المالية

 

 

5

مراجعة كافة التثارير الفنية وتحديد مدى التزام الشركات بالمهام حسب بنود العقد

 

 

 

6

مراجعة التقارير من إدارة النظافة فيما يتعلق بأعمال النظافة وتوريد العدد والأدوات ومدى الالتزام بالزي الرسمي

 

 

 

7

احضار كل التقارير المطلوبة من قِبل الإدارات والاقسام عرضها في الاجتماع لتقييم الأداء واحتساب نسب سوء الأداء إن وجد

 

 

 

8

طباعة حضور وانصراف العمال والفنيين من قِبل قسم المالية عن طريق نظام البصمة ومطابقتها بالعقد

مسئول البصمة بقسم المالية

 

 

9

يتم ارسال المستخلص لسعادة وكيل الجامعة

مدير الإدارة

 

 

10

إحالة المستخلص من قِبل وكيل الجامعة للإدارة المالية

 

 

 

11

ارساله الى المراقب المالي  للمراجعة والتدقيق

 

 

 

12

ارساله لوزارة المالية  لاعتماد الصرف

 

 

 

 

ألية توريد وتوزيع مواد النظافة

 

مسمى الإجـــراء

ألية توريد وتوزيع مواد النظافة

رقم الإجراء

الهدف من الإجراء

 

الجهــــة/ القسـم

إدارة النظافة

نطـــاق التطبيق

جميع مرافق الجامعة

المسئول

مدير إدارة النظافة

المــــرجعيــــــة

مدير عام الإدارة العامة للتشغيل والصيانة والنظافة

مدة التنفيذ

 

 

م

خطوات تنفيذ الاجراء

المسئولية

النموذج المستخدم

1

تورد الى المستودع المركزي للإدارة بنهاية كل شهر ميلادي

الشركات

عن طريق برنامج ماكسيمو

2

يتم استلامها عن طريق برنامج قسم المستودعات

قسم المستودعات بإدارة النظافة

 

3

يتم مطابقتها بالكشوف والكميات والمواصفات بالعقد

قسم المستودعات بإدارة النظافة

 

4

يتم توزيعها على  كليات ومرافق الجامعة عن طريق أوامر الصرف

قسم المستودعات بإدارة النظافة

 

5

يتم توقيع وتختيم أوامر الصرف من قِبل الكليات وتعاد مرة أخرى عن طريق النظام

الجهات المستفيدة

 

 

ألية إعداد المنافسات الخاصة بالتشغيل والصيانة والنظافة

 

مسمى الإجـــراء

ألية إعداد المنافسات الخاصة بالتشغيل والصيانة والنظافة

رقم الإجراء

الهدف من الإجراء

 

 

الجهــــة/ القسـم

قسم المالية – إدارة الشئون الفنية

 

نطـــاق التطبيق

الإدارة العامة للتشغيل والصيانة والنظافة

 

المسئول

مدير إدارة الشئون الفنية

 

المــــرجعيــــــة

مدير عام الإدارة العامة للتشغيل والصيانة والنظافة

 

مدة التنفيذ

 

 

 

ألية طلب الاستفادة من الــ 10 % للعقد

 

م

خطوات تنفيذ الاجراء

المسئولية

النموذج المستخدم

مدة التنفيذ

1

حصر المواقع التي تحتاج الى الخدمة من حيث المباني والمرافق والمساحات

إدارة الشئون الفنية

 

 

2

حصر احتياجات كل موقع حسب مكوناته   ( العمالة – المعدات – الأدوات )

إدارة الشئون الفنية

إدارة النظافة

 

 

3

حصر مكونات المباني والمرافق والمساحات من حيث عدد المباني وما تحتويه من قاعات ومعامل وعدد المستفيدين

مدراء المواقع

 

 

4

معرفة مبالغ البرامج المعدة مسبقاً من إدارة التخطيط والميزانية

قسم المالية

 

 

5

إعداد الشروط والمواصفات الفنية للمنافسة معتمدة على المعلومات والمبالغ المرصودة من قِبل التخطيط والميزانية

إدارة الشئون الفنية

إدارة النظافة
قسم المالية

 

 

6

إعداد تسعيرة تقديرية للمنافسة

قسم المالية

 

 

7

أخذ الموافقة من صاحب الصلاحية على الكراسة والمواصفات واستكمال إجراءات الطرح

مدير الإدارة العامة

 

 

8

ارسال كراسة المواصفات لإدارة المشتريات للطرح

 

 

 

9

بعد انتهاء مدة الطرح المقرة من شهر الى شهر ونصف يتم فتح المظاريف عن طريق لجنة فتح المظاريف

 

 

 

10

ارسالها للجنة البت والترسية

 

 

 

11

ارسالها للإدارة العامة للتشغيل والصيانة والنظافة للدراسة الفنية

 

 

 

12

ارسال المعاملة للجنة البت والترسية لترسيتها على الأقل سعراً والمطابق للمواصفات

 

 

 

 

مسمى الإجـــراء

ألية طلب الاستفادة من الـ 10% للعقد

رقم الإجراء

الهدف من الإجراء

زيادة قيمة العقد لتغطية مدة إضافية أو زيادة في حجم الاعمال

 

الجهــــة/ القسـم

قسم المالية – إدارة الشئون الفنية – إدارة النظافة

 

نطـــاق التطبيق

جميع مرافق الجامعة

 

المسئول

مدير إدارة الشئون الفنية

 

المــــرجعيــــــة

مدير عام الإدارة العامة للتشغيل والصيانة والنظافة

 

مدة التنفيذ

 

 

 

م

خطوات تنفيذ الاجراء

المسئولية

النموذج المستخدم

المدة الزمنية

1

يتم الرفع من قِبل الإدارات التابعة للإدارة العامة للتشغيل والصيانة والنظافة بمبررات الاحتياج للاستفادة من الـ10% من العقد

إدارة الشئون الفنية

إدارة النظافة

 

 

2

يتم طلب الاستفادة من الـ 10% في حال زاد عدد المباني والمرافق عن العدد الفعلي بالعقد أو زيادة مدة العقد

إدارة الشئون الفنية

 

 

3

يتم تحديد الاحتياج بدقة عن طريق عمل دراسة لحجم الاحتياج من الاعمال والمواد وقطع الغيار

إدارة الشئون الفنية

إدارة النظافة

 

 

4

مراجعة الدراسة المقدمة من الإدارات التابعة للإدارة العامة ومناقشتها مع مقدمي الدراسة

قسم المالية

 

 

5

يتم الرفع بالدراسة لوكيل الجامعة وطلب الاستفادة بالـ 10% للجهات ذات العلاقة لإكمال اللازم

مدير الإدارة العامة

 

 

6

احالتها من الوكيل لمدير الجامعة لا حالتها للجنة البت والترسية للموافقة على الزيادة سواء في المدة أو القيمة

 

 

 

 

ألية طلب الاجازة

 

مسمى الإجـــراء

ألية طلب الاجازة

رقم الإجراء

الهدف من الإجراء

منح الموظفين الاجازات بما تقتضيه مصلحة العمل ودون التأثير على سير الاعمال

الجهــــة/ القسـم

الإدارة العامة للتشغيل والصيانة والنظافة وما يتبعها من ادارات

نطـــاق التطبيق

الإدارة العامة للتشغيل والصيانة والنظافة

المسئـــوليــــــة

 

المــــرجعيــــــة

 

 

م

خطوات تنفيذ الاجراء

المسئولية

النموذج المستخدم

1

يتم الرفع بطلب الاجازة الكترونياً على النظام للمدير العام

المستفيد

 

2

يتم مراجعة الطلب والرجوع لمدراء الإدارات التابعة للإدارة لمعرفة رأيهم 

إدارة الشئون الفنية

إدارة الإسكان

إدارة النظافة

 

3

الموافقة أو الرفض من قِبل مدير عام الإدارة

 حسب مصلحة العمل

مدير الإدارة العامة

 

4

يتم الرفع بالاجازة قبل الموعد المراد التمتع بالاجازة فيه وليس بعدها

 

 

 

 

ألية طلب الاستئذان

 

مسمى الإجـــراء

ألية طلب الاستئذان

رقم الإجراء

الهدف من الإجراء

تنظيم عمليات خروج الموظفين من العمل وفق للنظام

الجهــــة/ القسـم

الإدارة العامة للتشغيل والصيانة والنظافة وما يتبعها من ادارات

نطـــاق التطبيق

الإدارة العامة للتشغيل والصيانة والنظافة

المسئـــوليــــــة

 

المــــرجعيــــــة

 

 

م

خطوات تنفيذ الاجراء

المسئولية

النموذج المستخدم

1

يتم الرفع بنموذج الاستئذان المعتمد على النظام للمدير المباشر

المستفيد

 

2

يتم النظر في مبرر الاستئذان وفي حال الموافقة يتم الإحالة  لمدير الإدارة العامة

إدارة الشئون الفنية

إدارة الإسكان
إدارة النظافة

 

3

الموافقة أو الرفض من قِبل مدير عام الإدارة

مدير الإدارة العامة

 

4

لا يخرج الموظف من الدوام إلا بعد الموافقة على الاستئذان نظامياً

 

 

 

ألية تقييم الموظفين

 

مسمى الإجـــراء

ألية تقييم الموظفين

رقم الإجراء

الهدف من الإجراء

التقييم المستمر والدوري لأداء الموظفين من أجل الارتقاء بمستواهم في العمل

الجهــــة/ القسـم

الإدارة العامة للتشغيل والصيانة والنظافة وما يتبعها من ادارات

نطـــاق التطبيق

الإدارة العامة للتشغيل والصيانة والنظافة

المسئـــوليــــــة

 

المــــرجعيــــــة

 

 

التقييم
أخر تعديل
الاثنين 24 ذو الحِجّة 1442