بفضل من الله تعد الإدارة العامة للتشغيل والصيانة والنظافة من أولى الإدارات إن لم تكن الوحيدة التي قامت بأتمتة جميع الإجراءات الإدارية والفنية من خلال استخدامها لبرنامج ( إدارة الأصول ماكسيمو ) بما يتناسب مع رؤية المملكة 2030 ، مما سوف يساهم في رفع جودة ودقة العمل وسرعة الإنجاز.
الإجراءات التي يتم من خلالها تسيير الاعمال بالإدارة العامة للتشغيل والصيانة والنظافة ، والتي تتم حالياً عن طريق برنامج Maximo .
مسمى الإجـــراء
|
ألية تنفيذ طلب الصيانة
|
رقم الإجراء
|
الهدف من الإجراء
|
إصلاح وإتمام عملية الصيانة المطلوبة والتأكد من رضى المستفيد
|
|
الجهــــة/ القسـم
|
قسم المالية بالإدارة العامة للتشغيل والصيانة والنظافة
|
|
نطـــاق التطبيق
|
جميع مرافق الجامعة
|
|
المسئول
|
رؤساء الأقسام بإدارة الشئون الفنية
|
|
المــــرجعيــــــة
|
مدير إدارة الشئون الفنية
|
|
مدة التنفيذ
|
يحتاج الى يومين أيام عمل كحد أقصى
|
|
م
|
خطوات تنفيذ الاجراء
|
المسئولية
|
النموذج المستخدم
|
1
|
رفع طلب الصيانة من المستفيد عن طريق ماكسيمو
|
المستفيد
|
عن طريق برنامج ماكسيمو
|
2
|
يحال من قِبل مركز البلاغات الى المقاول للفحص واضافة القطع في حال الحاجة
|
مركز البلاغات
|
|
3
|
يوجه الطلب للقسم المختص للمراجعة
|
القسم المختص
|
|
4
|
الموافقة على الطلب بعد التأكد من الطلب من قِبل القسم المختص
|
القسم المختص
|
|
5
|
في حال وجود قطع غيار يحال للمستودع للصرف
|
المستودع
|
|
6
|
الإحالة الى الشركة للبدء في التنفيذ
|
المقاول
|
|
7
|
إغلاق الطلب عن مبدئياً من قِبل المقاول عند الانتهاء من الأعمال
|
المقاول
|
|
8
|
يقوم القسم المختص بالمعاينة والتأكد من إتمام الاعمال ومن ثم تحال لمركز البلاغات للتأكد من المستفيد
|
القسم المختص
|
|
9
|
إنهاء طلب الصيانة بعد التأكد من المستفيد
|
البلاغات
|
|
مسمى الإجـــراء
|
ألية طلب الشراء
|
رقم الإجراء
|
الهدف من الإجراء
|
الموافقة على صرف بند قطع الغيار
|
|
الجهــــة/ القسـم
|
قسم المالية بالإدارة العامة للتشغيل والصيانة والنظافة
|
|
نطـــاق التطبيق
|
الإدارة العامة للتشغيل والصيانة والنظافة
|
|
المسئول
|
إدارة الشئون الفنية – إدارة النظافة – قسم المالية
|
|
المــــرجعيــــــة
|
مدير عام الإدارة العامة للتشغيل والصيانة والنظافة
|
|
مدة التنفيذ
|
يحتاج الى ثلاثة أيام عمل كحد أقصى
|
|
ألية تقييم الأداء واحتساب سوء الأداء
|
مسمى الإجـــراء
|
ألية تقييم الأداء واحتساب سوء الأداء
|
رقم الإجراء
|
الهدف من الإجراء
|
تقييم مستوى أداء الشركات في أعمال التشغيل والصيانة والنظافة بكل دقة وشفافية
|
|
الجهــــة/ القسـم
|
الإدارات التابعة للإدارة العامة للتشغيل والصيانة والنظافة
|
|
نطـــاق التطبيق
|
الإدارة العامة للتشغيل والصيانة والنظافة
|
|
المسئول
|
مدراء الإدارات التابعة للإدارة العامة ورؤساء الأقسام
|
|
المــــرجعيــــــة
|
مدير عام الإدارة العامة للتشغيل والصيانة والنظافة
|
|
مدة التنفيذ
|
يومين عمل
|
|
م
|
خطوات تنفيذ الاجراء
|
المسئولية
|
النموذج المستخدم
|
مدة التنفيذ
|
1
|
يتم تقييم أداء الشركات ببنود العقود من حيث ( أعمال التشغيل والصيانة والنظافة ، التوريد والنزح ، توفير مواد النظافة ، توفير المعدات والعدد ، عدد الفنيين والعمال ، مكافحة الحشرات )
|
جميع الأقسام والإدارات بالإدارة العامة للتشغيل والصيانة والنظافة
|
|
|
2
|
مراجعة التقارير الواردة من الإدارات و الأقسام الفنية ( الميكانيك – الكهرباء – المدني والمعماري – الضبط والجودة – القسم النسائي – اللجنة الفنية – تقارير الجهات المستفيدة )
|
مدراء الأقسام الفنية
|
|
|
3
|
تقييم أداء الشركات على أعمال التشغيل والصيانة والنظافة بناءً على التقارير الموضحة بالفقرة رقم 2
|
|
|
|
4
|
يتم التقييم على مدى التزام الشركات بتوريد قطع الغيار طبقا ًللمواصفات المطلوبة.
|
مهندسين وفنيين الإدارة
|
|
|
5
|
يتم التقييم على مدى التزام الشركة بتنفيذ طلبات الصيانة ومدى تقيدها بأعمال الصيانة الدورية والوقائية وتقديم التقارير
|
رؤساء الأقسام الفنية
|
|
|
6
|
مدى التزام الشركات بالمظهر العام للعمال ( اليونيفورم – الكاب – الحذاء – بطاقة التعريف ) يناءً على تقارير مدراء المواقع
|
مدراء المواقع
|
|
|
7
|
تحديد مدى التزام الشركات بتوريد مواد وأدوات النظافة
|
|
|
|
مسمى الإجـــراء
|
ألية صرف المستخلصات
|
رقم الإجراء
|
الهدف من الإجراء
|
صرف المستحقات المالية للمقاول حسب الأنظمة واللوائح بدون تأخير
|
الجهــــة/ القسـم
|
قسم المالية
|
نطـــاق التطبيق
|
الإدارة العامة للتشغيل والصيانة والنظافة
|
المسئول
|
رئيس قسم المالية
|
المــــرجعيــــــة
|
مدير عام الإدارة العامة للتشغيل والصيانة والنظافة
|
مدة التنفيذ
|
|
مسمى الإجـــراء
|
ألية صرف المستخلصات
|
رقم الإجراء
|
الهدف من الإجراء
|
صرف المستحقات المالية للمقاول حسب الأنظمة واللوائح بدون تأخير
|
الجهــــة/ القسـم
|
قسم المالية
|
نطـــاق التطبيق
|
الإدارة العامة للتشغيل والصيانة والنظافة
|
المسئول
|
رئيس قسم المالية
|
المــــرجعيــــــة
|
مدير عام الإدارة العامة للتشغيل والصيانة والنظافة
|
مدة التنفيذ
|
|
م
|
خطوات تنفيذ الاجراء
|
المسئولية
|
النموذج المستخدم
|
مدة التنفيذ
|
1
|
ارسال التعاميد بشكل اسبوعي لقسم المالية مكتملة التواقيع
|
الشركات
|
|
|
2
|
اكتمال التعاميد بنهاية الشهر
|
الشركات
|
|
|
3
|
ارسال المستخلص بخطاب رسمي لقسم المالية يوم 5 من كل شهر ميلادي شامل التقارير
|
الشركات
|
|
|
4
|
إحالة المستخلص لإدارة الشئون الفنية وإدارة النظافة للمراجعة
|
قسم المالية
|
|
|
5
|
مراجعة كافة التثارير الفنية وتحديد مدى التزام الشركات بالمهام حسب بنود العقد
|
|
|
|
6
|
مراجعة التقارير من إدارة النظافة فيما يتعلق بأعمال النظافة وتوريد العدد والأدوات ومدى الالتزام بالزي الرسمي
|
|
|
|
7
|
احضار كل التقارير المطلوبة من قِبل الإدارات والاقسام عرضها في الاجتماع لتقييم الأداء واحتساب نسب سوء الأداء إن وجد
|
|
|
|
8
|
طباعة حضور وانصراف العمال والفنيين من قِبل قسم المالية عن طريق نظام البصمة ومطابقتها بالعقد
|
مسئول البصمة بقسم المالية
|
|
|
9
|
يتم ارسال المستخلص لسعادة وكيل الجامعة
|
مدير الإدارة
|
|
|
10
|
إحالة المستخلص من قِبل وكيل الجامعة للإدارة المالية
|
|
|
|
11
|
ارساله الى المراقب المالي للمراجعة والتدقيق
|
|
|
|
12
|
ارساله لوزارة المالية لاعتماد الصرف
|
|
|
|
ألية توريد وتوزيع مواد النظافة
|
مسمى الإجـــراء
|
ألية توريد وتوزيع مواد النظافة
|
رقم الإجراء
|
الهدف من الإجراء
|
|
الجهــــة/ القسـم
|
إدارة النظافة
|
نطـــاق التطبيق
|
جميع مرافق الجامعة
|
المسئول
|
مدير إدارة النظافة
|
المــــرجعيــــــة
|
مدير عام الإدارة العامة للتشغيل والصيانة والنظافة
|
مدة التنفيذ
|
|
م
|
خطوات تنفيذ الاجراء
|
المسئولية
|
النموذج المستخدم
|
1
|
تورد الى المستودع المركزي للإدارة بنهاية كل شهر ميلادي
|
الشركات
|
عن طريق برنامج ماكسيمو
|
2
|
يتم استلامها عن طريق برنامج قسم المستودعات
|
قسم المستودعات بإدارة النظافة
|
|
3
|
يتم مطابقتها بالكشوف والكميات والمواصفات بالعقد
|
قسم المستودعات بإدارة النظافة
|
|
4
|
يتم توزيعها على كليات ومرافق الجامعة عن طريق أوامر الصرف
|
قسم المستودعات بإدارة النظافة
|
|
5
|
يتم توقيع وتختيم أوامر الصرف من قِبل الكليات وتعاد مرة أخرى عن طريق النظام
|
الجهات المستفيدة
|
|
ألية إعداد المنافسات الخاصة بالتشغيل والصيانة والنظافة
|
مسمى الإجـــراء
|
ألية إعداد المنافسات الخاصة بالتشغيل والصيانة والنظافة
|
رقم الإجراء
|
الهدف من الإجراء
|
|
|
الجهــــة/ القسـم
|
قسم المالية – إدارة الشئون الفنية
|
|
نطـــاق التطبيق
|
الإدارة العامة للتشغيل والصيانة والنظافة
|
|
المسئول
|
مدير إدارة الشئون الفنية
|
|
المــــرجعيــــــة
|
مدير عام الإدارة العامة للتشغيل والصيانة والنظافة
|
|
مدة التنفيذ
|
|
|
ألية طلب الاستفادة من الــ 10 % للعقد
|
م
|
خطوات تنفيذ الاجراء
|
المسئولية
|
النموذج المستخدم
|
مدة التنفيذ
|
1
|
حصر المواقع التي تحتاج الى الخدمة من حيث المباني والمرافق والمساحات
|
إدارة الشئون الفنية
|
|
|
2
|
حصر احتياجات كل موقع حسب مكوناته ( العمالة – المعدات – الأدوات )
|
إدارة الشئون الفنية
إدارة النظافة
|
|
|
3
|
حصر مكونات المباني والمرافق والمساحات من حيث عدد المباني وما تحتويه من قاعات ومعامل وعدد المستفيدين
|
مدراء المواقع
|
|
|
4
|
معرفة مبالغ البرامج المعدة مسبقاً من إدارة التخطيط والميزانية
|
قسم المالية
|
|
|
5
|
إعداد الشروط والمواصفات الفنية للمنافسة معتمدة على المعلومات والمبالغ المرصودة من قِبل التخطيط والميزانية
|
إدارة الشئون الفنية
إدارة النظافة
قسم المالية
|
|
|
6
|
إعداد تسعيرة تقديرية للمنافسة
|
قسم المالية
|
|
|
7
|
أخذ الموافقة من صاحب الصلاحية على الكراسة والمواصفات واستكمال إجراءات الطرح
|
مدير الإدارة العامة
|
|
|
8
|
ارسال كراسة المواصفات لإدارة المشتريات للطرح
|
|
|
|
9
|
بعد انتهاء مدة الطرح المقرة من شهر الى شهر ونصف يتم فتح المظاريف عن طريق لجنة فتح المظاريف
|
|
|
|
10
|
ارسالها للجنة البت والترسية
|
|
|
|
11
|
ارسالها للإدارة العامة للتشغيل والصيانة والنظافة للدراسة الفنية
|
|
|
|
12
|
ارسال المعاملة للجنة البت والترسية لترسيتها على الأقل سعراً والمطابق للمواصفات
|
|
|
|
مسمى الإجـــراء
|
ألية طلب الاستفادة من الـ 10% للعقد
|
رقم الإجراء
|
الهدف من الإجراء
|
زيادة قيمة العقد لتغطية مدة إضافية أو زيادة في حجم الاعمال
|
|
الجهــــة/ القسـم
|
قسم المالية – إدارة الشئون الفنية – إدارة النظافة
|
|
نطـــاق التطبيق
|
جميع مرافق الجامعة
|
|
المسئول
|
مدير إدارة الشئون الفنية
|
|
المــــرجعيــــــة
|
مدير عام الإدارة العامة للتشغيل والصيانة والنظافة
|
|
مدة التنفيذ
|
|
|
م
|
خطوات تنفيذ الاجراء
|
المسئولية
|
النموذج المستخدم
|
المدة الزمنية
|
1
|
يتم الرفع من قِبل الإدارات التابعة للإدارة العامة للتشغيل والصيانة والنظافة بمبررات الاحتياج للاستفادة من الـ10% من العقد
|
إدارة الشئون الفنية
إدارة النظافة
|
|
|
2
|
يتم طلب الاستفادة من الـ 10% في حال زاد عدد المباني والمرافق عن العدد الفعلي بالعقد أو زيادة مدة العقد
|
إدارة الشئون الفنية
|
|
|
3
|
يتم تحديد الاحتياج بدقة عن طريق عمل دراسة لحجم الاحتياج من الاعمال والمواد وقطع الغيار
|
إدارة الشئون الفنية
إدارة النظافة
|
|
|
4
|
مراجعة الدراسة المقدمة من الإدارات التابعة للإدارة العامة ومناقشتها مع مقدمي الدراسة
|
قسم المالية
|
|
|
5
|
يتم الرفع بالدراسة لوكيل الجامعة وطلب الاستفادة بالـ 10% للجهات ذات العلاقة لإكمال اللازم
|
مدير الإدارة العامة
|
|
|
6
|
احالتها من الوكيل لمدير الجامعة لا حالتها للجنة البت والترسية للموافقة على الزيادة سواء في المدة أو القيمة
|
|
|
|
مسمى الإجـــراء
|
ألية طلب الاجازة
|
رقم الإجراء
|
الهدف من الإجراء
|
منح الموظفين الاجازات بما تقتضيه مصلحة العمل ودون التأثير على سير الاعمال
|
الجهــــة/ القسـم
|
الإدارة العامة للتشغيل والصيانة والنظافة وما يتبعها من ادارات
|
نطـــاق التطبيق
|
الإدارة العامة للتشغيل والصيانة والنظافة
|
المسئـــوليــــــة
|
|
المــــرجعيــــــة
|
|
م
|
خطوات تنفيذ الاجراء
|
المسئولية
|
النموذج المستخدم
|
1
|
يتم الرفع بطلب الاجازة الكترونياً على النظام للمدير العام
|
المستفيد
|
|
2
|
يتم مراجعة الطلب والرجوع لمدراء الإدارات التابعة للإدارة لمعرفة رأيهم
|
إدارة الشئون الفنية
إدارة الإسكان
إدارة النظافة
|
|
3
|
الموافقة أو الرفض من قِبل مدير عام الإدارة
حسب مصلحة العمل
|
مدير الإدارة العامة
|
|
4
|
يتم الرفع بالاجازة قبل الموعد المراد التمتع بالاجازة فيه وليس بعدها
|
|
|
مسمى الإجـــراء
|
ألية طلب الاستئذان
|
رقم الإجراء
|
الهدف من الإجراء
|
تنظيم عمليات خروج الموظفين من العمل وفق للنظام
|
الجهــــة/ القسـم
|
الإدارة العامة للتشغيل والصيانة والنظافة وما يتبعها من ادارات
|
نطـــاق التطبيق
|
الإدارة العامة للتشغيل والصيانة والنظافة
|
المسئـــوليــــــة
|
|
المــــرجعيــــــة
|
|
م
|
خطوات تنفيذ الاجراء
|
المسئولية
|
النموذج المستخدم
|
1
|
يتم الرفع بنموذج الاستئذان المعتمد على النظام للمدير المباشر
|
المستفيد
|
|
2
|
يتم النظر في مبرر الاستئذان وفي حال الموافقة يتم الإحالة لمدير الإدارة العامة
|
إدارة الشئون الفنية
إدارة الإسكان
إدارة النظافة
|
|
3
|
الموافقة أو الرفض من قِبل مدير عام الإدارة
|
مدير الإدارة العامة
|
|
4
|
لا يخرج الموظف من الدوام إلا بعد الموافقة على الاستئذان نظامياً
|
|
|
مسمى الإجـــراء
|
ألية تقييم الموظفين
|
رقم الإجراء
|
الهدف من الإجراء
|
التقييم المستمر والدوري لأداء الموظفين من أجل الارتقاء بمستواهم في العمل
|
الجهــــة/ القسـم
|
الإدارة العامة للتشغيل والصيانة والنظافة وما يتبعها من ادارات
|
نطـــاق التطبيق
|
الإدارة العامة للتشغيل والصيانة والنظافة
|
المسئـــوليــــــة
|
|
المــــرجعيــــــة
|
|