نــبــذة عــــــن الإدارة
نظرا لأهمية الوثائق الرسمية وأهمية التعامل معها وتداولها في الأجهزة الحكومية، وازدياد حجم الوثاق مع مرور الوقت وازدياد نشاط الأجهزة الحكومية دون وجود وحدة إدارية مختصة تعنى بها وتتابع وضعها وتتولى تنظيمها وحفظها والتصرف فيها، مما يؤدي إلى تكدسها وتلفها وفقدان بعضها مع مرور الزمن وصعوبة العثور على ما يحتاج إليه منها، وبالتالي عدم الاستفادة منها، فقد بررت الحاجة الملحة في أجهزة الدولة إيجاد نظام للوثائق والمحفوظات وإنشاء المركز الوطني للوثائق والمحفوظات بالمرسوم الملكي ... إقرأ المزيد
رؤية المركز
أن نكون مركزًا رائدًا في إدارة الوثائق والاتصالات الإدارية لدعم كفاءة العمليات في جامعة جازان
مهام المركز
- التنسيق والتكامل مع المركز الوطني للوثائق والمحفوظات فيما يحقق خدمة الوثائق وسلامتها.
- فهرسة وثائق الجامعة، ومسحها، وتكشيفها، وتصنيفها، وترميزها، وحفظها، وصيانتها، وفقاً للأنظمة واللوائح والتعليمات وخطط التصنيف والترميز الخاصة بالوثائق.
- توفير الوثائق والمعلومات والبيانات اللازمة للمستفيدين وفقاً لما تحدده التعليمات المنظمة لذلك.
- التنسيق مع الجهات المختصة في الجامعة لتدريب العاملين في المركز وتأهيلهم في مجال الاختصاص.
- التنسيق الإداري والفني لأعمال اللجنة الدائمة للوثائق ولجان التقويم ولجان الإتلاف ولجنة الترحيل.
- الرصد التاريخي لنشأة الجامعة وأنظمتها ولوائحها وخططها وبرامجها ومشاريعها وتنظيماتها الإدارية والإجرائية.
- العمل على تهيئة أماكن حفظ الوثائق، وتوفير الوسائل المناسبة لحفظ الوثائق وحمايتها.
- متابعة وتقويم تطبيق أنظمة الوثائق ولوائحها وأدلتها من قبل الوحدات الإدارية في الجامعة.
- العمل مع الإدارات المختصة في الجامعة لوضع المعايير الموضوعية والشكلية للوثائق، وتنميط الوثائق المتماثلة، وتجنب إنتاج الوثائقي لا حاجة إليها، والتنسيق مع المركز الوطني للوثائق والمحفوظات في هذا الشأن.
- التعامل مع البريد الوارد والصادر للجامعة وتطبيق لائحة الاتصالات الرسمية على البريد الخاص بالجامعة.
- التعامل مع البريد الصادر والوارد للجامعة وممارسة أفضل الطرق للاستلام والتسليم بما يتوافق مع لائحة الاتصالات الرسمية والمحافظة على الوثائق ومعلوماتها