يـُـعنى بتأمين جميع احتياجات قطاعات الجامعة المختلفة عن طريق الإعلان عن المنافسات بأنواعها المحددة في نظام المنافسات والمشتريات الحكومية , والرفع بها للجهات المختصة أو اللجان الفنية لدراستها وإعداد محاضر الترسية

مهام عمل القسم
وحدة الإعلان والتدقيق والترسية :
 مراجعة كراسة الشروط والمواصفات المقدمة من الجهات الطالبة بالتنسيق مع اللجان الفنية المتخصصة والتأكد من استيفاء مستنداتها وخلوها من المعوقات والملاحظات التي تمنع الإعلان عنها ,
 إعداد نماذج كراسات المنافسات والعقود بما يتوافق مع النماذج المحددة من وزارة المالية .
 الإعلان عن المنافسة في منصة اعتماد , مع استكمال جميع خطوات الإعلان .
 استلام الضمانات البنكية وتسليمها لمقرر اللجنة الدائمة لفتح المظاريف وإعداد محضر تسليم بذلك يحفظ في ملف المنافسة .
 مراجعة خطابات التعاقد الخاصة بالمنافسات الحكومية مراجعة حسابية ونظامية والتأكد من سلامة مستنداتها النظامية .
 إعداد وطباعة خطابات الترسيه للشركات و المؤسسات التي تمت الترسيه عليها ومخاطبتهم لتقديم الضمانات البنكية النهائية .
 استلام الضمانات البنكية النهائية الخاصة بالمنافسة والتأكد من صحة وسلامة بياناتها .
 توقيع العقود من ممثل الشركة أو المؤسسة المفوض نظاماً , بعد التأكد من صحة التفويض ومدة سريانه .
 إرسال خطابات التعاقد مع جميع المستندات المؤيدة للتوقيع من صاحب الصلاحية بعد عرضها على مدير الإدارة .
 إعداد وطباعة خطابات مراسلات الجهات الرقابية والتأكد من اعتمادها وإرسالها بالشكل الصحيح .
 إرسال الضمانات البنكية النهائية إلى الإدارة المالية وحفظ صورة منها في ملف المنافسة ورقياً وإلكترونياً والإفراج عن الضمانات البنكية الابتدائية
 ترتيب مستندات المنافسة وأرشفتها إلكترونيا وفق تنظيم محدد يسهل الرجوع إليها وقت الحاجة بما في ذلك عروض الشركات المتقدمة للمنافسة .
 تنفيذ ما يسند إليهم من أعمال أخرى .

وحدة استكمال إجراءات الصرف :
 تسليم خطابات التعاقد للمنافسات للمـُـوردين بعد اعتمادها للبدء بالتوريد وإشعار الجهة الطالبة بذلك لمتابعة التوريد مع تزويد قسم المتابعة بالإدارة .
 الأرشفة الإلكترونية لكامل مستندات المنافسة وحفظها في نظام المشتريات ( نظام المتابعة ) .
 إرسال نسخة من خطابات التعاقد مع جميع المستندات المؤيدة للصرف إلى إدارة المستودعات لإكمال الإجراءات المستودعية وصرف المستحقات المالية .
 إرسال نسخة من خطابات التعاقد لكل منافسة لقسم المتابعة لتسجيلها ضمن منصة اعتماد ومتابعة صرف مستحقاتها بالتنسيق مع إدارة المستودعات .
 تنفيذ ما يسند إليهم من أعمال أخرى .