و يـُـعنى بمتابعة جميع خطابات التعاقد والتأكد من توريد وتنفيذ بنودها التعاقدية خلال المدة المحددة المتفق عليها , والتنسيق الدائم بين المـُوردين والجهات المستفيدة بما يحقق ذلك و متابعة العقود ذات التنفيذ المستمر
وعقود الاتفاقيات ومخاطبة الجهات ذات العلاقة بسرعة إعداد كراسات المواصفات تمهيدا لطرحها بعد انقضاء نصف مدة العقد مباشرة .

مهام عمل القسم :
– متابعة العقود ذات التنفيذ المستمر وعقود الاتفاقيات ومخاطبة الجهات ذات العلاقة بسرعة إعداد كراسات المواصفات تمهيدا لطرحها بعد انقضاء نصف مدة العقد مباشرة .
– تسجيل جميع التحديثات التي تطرأ على العقود ( بجميع أنواعها ) من إضافة أو خفض أو تعديل سواءً في المدة أو الأعمال .
– تسجيل جميع خطابات التعاقد ( العقود والتعاميد ) ضمن منصة اعتماد .
– مراجعة واعتماد جميع خطابات التعاقد ( التعاميد والعقود ) في منصة اعتماد .
– متابعة خطابات التعاقد والتأكد من إتمام ما تضمنته من توريد أو تركيب أو تشغيل أو صيانة ونحوها خلال المدة المتفق عليها من خلال التنسيق بين المـُوردين والجهات المستفيدة أو إدارة المستودعات .
– مخاطبة الشركات المتأخرة أو المتعثرة وإيجاد الحلول المناسبة و فق الإجراءات النظامية بما يحقق المصلحة العامة للجامعة .
– إنشاء قائمة تضم الشركات و المؤسسات التي تم اتخاذ القرار بعدم التعامل معها والتعميم على أقسام الإدارة الأخرى بعدم التعامل معهم .
– التنسيق والمتابعة بشكل دوري مع إدارة المستودعات للتأكد من الرفع بصرف مستحقات المـُوردين و إيضاح ذلك في نظام المتابعة الخاص بإدارة المشتريات .
– متابعة إجازات العقود التي تتطلب الإجازة المسبقة من وزارة المالية .
– متابعة حالة صرف المطالبات المالية في منصة اعتماد .
– تحديث بيانات الموردين وفق البيانات المسجلة في منصة اعتماد وإعداد قائمة بالموردين الذين يتكرر التعامل معهم حسب النشاط التجاري .
– تحديث بيانات منسقي الجهات والمسئولين عن الرد على استفسارات الموردين واستلام الأصناف .
– استلام إجازات عقود المنافسات وتسجيها إلكترونيا وحفظ نسخ منها في ملف المنافسة الأساسي مع تزويد الجهة المستفيدة بنسخة العطاءات بعد التأكد من أرشفتها بالشكل السليم .
– تنفيذ ما يسند إليهم من أعمال أخرى .