يـُـعنى بتأمين جميع احتياجات قطاعات الجامعة المختلفة التي تقل مبالغها المالية عن مائة ألف ريال عن طريق توجيه اكبر عدد من دعوات عروض الأسعار للشركات والمؤسسات المتخصصة من خلال الإعلان في منصة اعتماد التابعة لوزارة المالية
ومعاينة وفحص الأصناف والتأكد من مطابقتها للمواصفات المطلوبة بالتنسيق مع لجنة الشراء المباشر أو الجهة الطالبة , واستكمال إجراءات تأمينها حسب الأنظمة واللوائح المتبعة في ذلك .
مهام عمل القسم
– التواصل مع الجهة لاستجلاء أي غموض في طلبات الجهة سواء في المواصفات أو الكميات .
– الرفع للإدارة المختصة للارتباط المالي ( حجز المبلغ المالي التقديري )
– توجيه دعوات عروض الأسعار الكترونياً لكل معاملة على حده عن طريق منصة اعتماد .
– التحليل الفني للعروض بالتنسيق مع اللجنة الدائمة للشراء المباشر والجهة الطالبة ( الدراسة الفنية )
– تصحيح الارتباط المالي عن طريق الإدارة العامة للتخطيط والميزانية . ( بعد التوصية بالترسية بالمبلغ الصحيح )
– الرفع لصاحب الصلاحية للاعتماد حسب التنظيم الإداري
– إعداد وطباعة خطابات التعاقد واعتماده من أصحاب الصلاحية وفق الصلاحيات الممنوحة .
– تسليم خطابات التعاقد للمـُوردين للبدء بالتوريد .
– إشعار الجهة الطالبة بذلك لمتابعة التوريد حسب الشروط والمواصفات المحددة .
– أرشفة كامل المعاملة في نظام المشتريات ( نظام المتابعة ) .
– إرسال نسخة من خطاب التعاقد مع أصل المعاملة وجميع المستندات المؤيدة للصرف إلى إدارة المستودعات لاستكمال الإجراءات المستودعية وإشعار قسم المتابعة في إدارة المشتريات بذلك .
– تنفيذ ما يسند إليهم من أعمال أخرى .