يُعنى القسم بتأمين جميع احتياجات قطاعات الجامعة المختلفة التي تقل مبالغها المالية عن مائة ألف ريال عن طريق توجيه أكبر عدد من دعوات عروض الأسعار للشركات والمؤسسات المتخصصة من خلال الإعلان في منصة اعتماد التابعة لوزارة المالية ومعاينة وفحص الأصناف والتأكد من مطابقتها للمواصفات المطلوبة بالتنسيق مع لجنة الشراء المباشر أو الجهة الطالبة وكذلك استكمال إجراءات تأمينها حسب الأنظمة واللوائح المتبعة وكذلك كل مايخص المباني المستأجرة من عقود والتواصل مع الملاك.
مهام عمل الشراء المباشر :
- التواصل مع الجهة لاستجلاء أي غموض في طلبات الجهة سواء في المواصفات أو الكميات .
- التحليل الفني للعروض بالتنسيق مع اللجنة الدائمة للشراء المباشر والجهة الطالبة.
- توجيه دعوات عروض الأسعار الكترونياً عن طريق منصة اعتماد / السوق الإلكتروني.
- الرفع للإدارة المختصة للارتباط المالي (حجز المبلغ المالي التقديري).
- تسجيل جميع خطابات التعاقد (العقود والتعاميد) في منصة اعتماد.
- تسجيل جميع التحديثات التي تطرأ على العقود (بجميع أنواعها) من إضافة أو خفض أو تعديل سواءً في المدة أو الأعمال في منصة اعتماد.
- اعتماد جميع خطابات التعاقد (التعاميد والعقود) في منصة اعتماد.
- إعداد وطباعة خطابات التعاقد وإرسالها مع جميع مرفقاتها للتوقيع من أصحاب الصلاحية وفق التنظيم الإداري المتبع في الجامعة ووفق الصلاحيات الممنوحة .
- تسليم خطابات التعاقد لقسم خدمات المستفيدين لتسليمها للمـُوردين للبدء بالتوريد.
- تسليم نسخة من خطاب التعاقد مع أصل المعاملة وجميع المستندات المؤيدة للصرف إلى قسم خدمات المستفيدين لإرسالها وتسليمها لإدارة المستودعات لاستكمال الإجراءات المستودعية.
- قبول المتقدمين لأعمال الشراء المباشر بعد مطابقة النشاط التجاري للأعمال المطلوب تنفيذها .
- إرسال نسخة من خطاب التعاقد مع أصل المعاملة وجميع المستندات المؤيدة للصرف إلى إدارة المستودعات وإشعار قسم المتابعة بذلك.
- أرشفة كامل المعاملة في نظام المشتريات (نظام المتابعة) ثم إرسالها إلى قسم خدمات المستفيدين.
- ادخال جميع التعاميد والعقود من خلال منصة الاستحقاق المحاسبي (وزارة المالية).
- إعداد تقرير شهري عن سير العمل داخل القسم وانجازاته والمعوقات والحلول المقترحة.
- تنفيذ ما يسند إليهم من أعمال أخرى.
- مهام عمل أجور الدور:
- تجهيز النموذج الخاص بالمعلومات عن العقار المراد استئجاره.
- اعداد خطابات طلب موافقة صاحب الصلاحية في الجهة الحكومية على الاستئجار.
- الاحتفاظ بنسخ الاعلان في الصحف المحلية وفقاً لما تضمنته المادة رقم (4) من نظام استئجار الدولة للعقار واخلائه.
- الاحتفاظ بأصول محضر لجنة فحص العروض وفقاً لما تضمنته المادة رقم (5) من نظام والمادة رقم (9) من اللائحة التنفيذية للنظام.
- اعداد محضر لجنة اخلاء العقار الحالي وفقاً لما تضمنته المادة رقم (25) من اللائحة التنفيذية للنظام إن وجد.
- الاحتفاظ بتقرير او شهادة صادر من إدارة الدفاع المدني يثبت توفر شروط الأمن والسلامة.
- الاحتفاظ تقرير صادر من مكتب هندسي للاستشارات وادوات السلامة معتمد من الدفاع المدني.
- الاحتفاظ صورة من صك الملكية للعقار المزمع استئجاره.
- الاحتفاظ صورة من رخصة البناء سارية المفعول.
- الاحتفاظ صورة من السجل المدني (بطاقة الاحوال المدنية) واضحة لمالك العقار
- الاحتفاظ بعرض المالك مبيناً فيه قيمة الايجار المطلوبة.
- تجهيز واعداد محضر التفاوض على قيمة الايجار والذي تم الاتفاق عليه من قبل صاحب الصلاحية
- الرفع لإدارة الميزانية للحجز والارتباط المالي على مبلغ الايجار وسماح البند لذلك.
- الاحتفاظ بإقرار وتعهد على المالك بعدم انتسابه للجهة الطالبة للاستئجار وموافقته على تقييم مصلحة املاك الدولة على قيمة الايجار مهما بلغت.
- تنفيذ ما يسند إليهم من أعمال أخرى.