يُـعنى القسم بجميع أعمال السكرتارية وتنظيم العمل بين أقسام الإدارة الداخلية , والخارجية سواء كانت إدارات الجامعة المختلفة أو فيما يختص بالعلاقات العامة مع الشركات والمؤسسات التي تسعى لتقديم خدامتها لقطاعات الجامعة المختلفة .

مهام عمل القسم
السكرتارية :
– القيام بأعمال السكرتارية للإدارة بجميع المهام والواجبات .
– التنسيق بين أقسام الإدارة بما يخدم تيسير العمل وتسهيله .
– إعداد وتطوير النماذج التي تخدم جميع أقسام الإدارة وتساهم في تيسير العمل .
– الرفع بالإجازات المرضية للموظفين للجهات المختصة .
– العمل على تطوير العمل الإلكتروني في جميع البرامج المستخدمة في الإدارة والتنسيق مع المختصين في عمادة التعليم الإلكتروني بما يختص بالتعديل والتطوير .
– إعداد وطباعة وتنسيق التقارير الدورية والنهائية للإدارة بالتنسيق مع مساعد مدير الإدارة وجميع الأقسام
– إعداد وطباعة جميع الخطابات اللازمة فيما يختص بالعمل الإداري للإدارة .
– تنظيم ورش العمل التي تتم في الإدارة لشرح ما يستجد من إجراءات وتنظيمات .
– العمل الدائم والمستمر على تفعيل الجودة الشاملة في جميع أقسام الإدارة بالتنسيق مع مساعد مدير الإدارة
– متابعة تسجيل جميع موظفي الإدارة في الدورات التدريبية الداخلية والخارجية وورش العمل .
– تسجيل الموردين في نظام المشتريات وإدخال بياناتهم المطلوبة بشكل صحيح والعمل على تحديث سجلات المـُوردين بشكل دائم
الصادر الوارد :
– استلام جميع المعاملات الواردة للإدارة وعرضها عـلى مدير الإدارة واستكمال إحالتها للموظف المختص حسب التوجيهات
– تصدير جميع المعاملات الخاصة بالإدارة للجهات الخارجية والداخلية في الجامعة بما في ذلك خطابات طلب الارتباط المالي ونماذج الاعتماد من صاحب أصحاب الصلاحية .
– تصدير خطابات متابعة التوريد للجهات المستفيدة ومستندات الصرف لإدارة المستودعات مشفوعا بها جميع المستندات المؤيدة لصرف المستحقات المالية بعد استكمال جميع مستنداتها من الأقسام المختصة .
المراسلة :
– تسليم جميع المعاملات لجهات الجامعة الداخلية والخارجية .
– الإنابة عن سكرتير الإدارة والقيام بمهام قسم الصادر في حالة عدم تواجدهم .
– تنفيذ ما يسند إلى موظفي القسم من أعمال أخرى .