1 ــ عند وصول الأصناف الموردة لتموين المستودعات، يتم إستلامها إستلاماً ابتدائياً، ويعد بذلك إشعار إستلام مؤقت نموذج رقم 1.

2 ــ عرض الأعيان الموردة على لجنة الفحص لمطابقتها مع الوثائق المؤيدة لعملية التوريد، ومن ثم إعداد المحاضر بقبول الأصناف المطابقة للمواصفات بعد إستبدال الأعيان غير المطابقة أو التالفة إن وجدت.

3 ــ إجراء الإستلام النهائي للأصناف بإعداد مذكرة إستلام نموذج رقم ( 2 ) بموجب وثائق التوريد من فواتير ومطالبات صرف الإستحقاق المالي وصور خطابات التعميد.

4 ــ أحالة كامل المعاملة مع أصول مذكرة الاستلام نموذج رقم (2) إلى قسم إنهاء الاإجراءات المستودعية لإنهاء إجراءات صرف مستحقات الجهات الموردة، مع توزيع صور مذكرة الاستلام نموذج رقم (2) حسب الأنظمة والتعليمات .

5 ــ يقوم أمين المستودع بإستقبال طلبات الجهات الطالبـــة للأثاث والأجهزة المكتبية المــؤيدة بموافــقات الســادة أصحاب الصلاحية بالجامعة على الصرف.

6 ــ يقوم أمين المستودع  بعد الخطوة السابقة بإفادة الجهات الطالبة عن المتوفر من الأصناف المطلوبة من الأثاث والأجهزة المكتبية والقرطاسيات والزجاجيات وتحديد الكميات الممكن صرفها بما يتوائم مع حاجة الجهة الطالبة وحاجة الجهات المختلفة بالجامعة وما يتوافق أيضاً مع الارصدة المتوفرة .

7 ــ يقوم إمين المستودع بصرف الأعيان من القرطاسيات والأثاث والأجهزة المكتبية والزجاجيات بموجب طلب صرف مــواد نموذج رقم (7) يقوم بإعداده للجهة المستفيدة مستوفياً جميع البيانات والتوقيعات برفقة مندوبهم في مدة لاتتجاوز (15) يوماً من تاريخ الإفادة مع إحضار وسيلة النقل.

8 ــ يقوم أمين المستودع بتوزيع صور طلب صرف المواد نموذج رقم ( 7 ) على الجهات المختصة حسب ماورد بالأنظمة والتعليمات.

9 ــ قوم أمين المستودع المختص بإبلاغ مدير إدارة المستودعات أو من ينيبه عن حالة الفقد أو التلف بمستودعه ، وبالتالي يتم الرفع بذلك لأصحاب الصلاحية لاتخاذ الإجراءات اللازمة .