نظرا لأهمية الوثائق الرسمية وأهمية التعامل معها وتداولها في الأجهزة الحكومية، وازدياد حجم الوثاق مع مرور الوقت وازدياد نشاط الأجهزة الحكومية دون وجود وحدة إدارية مختصة تعنى بها وتتابع وضعها وتتولى تنظيمها وحفظها والتصرف فيها، مما يؤدي إلى تكدسها وتلفها وفقدان بعضها مع مرور الزمن وصعوبة العثور على ما يحتاج إليه منها، وبالتالي عدم الاستفادة منها، فقد بررت الحاجة الملحة في أجهزة الدولة إيجاد نظام للوثائق والمحفوظات وإنشاء المركز الوطني للوثائق والمحفوظات بالمرسوم الملكي رقم 55/م في 23/10/1409ه الذي أوكلت إليه مهام وضع التنظيمات والخطط والبرامج الخاصة بشؤن وثائق الدولة، ولذلك صدرت الموافقة السامية الكريمة على السياسة العامة للمركز، وإصدار اللوائح التنفيذية للوثائق والمحفوظات.
وانطلاقاً من أهمية إنشاء المركز في الأجهزة الحكومية، فقد أنشت جامعة جازان مركز الوثائق والمحفوظات بقرار معالي مدير الجامعة رقم 30536 في 14/4/1438هــ، يهدف إلى وضع السياسات والأنظمة واللوائح التنظيمية الخاصة بأعمال المركز في الجامعة وفق السياسات واللوائح التنظيمية للمركز الوطني للوثائق والمحفوظات.
تعتبر الوثائق والمحفوظات الجامعية وثيقة تخدم الغرض الذي أنشئت له فيجب العمل على إدارتها والمحافظة عليها حيث تدعم عملية توفير الوثائق والمعلومات والبيانات وتيسير الحصول عليها عند الحاجة لها تدعيم قدرة الجامعة على اتخاذ القرارات الإدارية والتواصل السريع بين الإدارات والأقسام الجامعية المختلفة والتي من شأنها رفع كفاءة العمليات الإدارية والمالية والتخصصية.
ومن هذا المنطلق فقد تم وضع الهيكل التنظيمي وفق الترتيبات التنظيمية لمراكز الوثائق والمحفوظات في الأجهزة الحكومية، ووضع اهداف المركز ومهامه ومسؤولياته وأنواع الخدمات التي يقدمها للجامعة وآليات وإجراءات العمل الخاصة بها وتم تحديد المهام والمسؤوليات الخاصة بمدير المركز والموظفين التابعين له بما يضمن سير العمليات بالمركز بفعالية وكفاءة عالية وضمن المعايير التي تحقق أهداف الجامعة.