أمين مجلس الجامعة:

يكـون لمجلـس الجامعة أمين عـام مـن أعضـاء هيئة التدريس يصدر بتسـميته قـرار مـن المجلـس - ً بنـاء علـى ترشـيح مـن رئيـس المجلـس- لمـدة سـنتين قابلـة للتجديـد مـرة واحـدة.

مدير إدارة أمانة مجلس الجامعة:

أحد منسوبي الجامعة من ذوي الكفاءة الإدارية يرتبط بسعادة المشرف على أمانة مجلس الجامعة.

يتولى المهام التالية:

• الإشراف الإداري على موظفي الأمانة.

• عمل نماذج ميثاق الأداء لموظفي الأمانة.

• إعداد نماذج تقييم الأداء الوظيفي لموظفي الأمانة والرفع بها إلى المشرف على أمانة مجلس الجامعة.

• متابعة إرسال جدول الأعمال.

• متابعة تحديد مواعيد الجلسات مع مجلس شؤون الجامعات.

• متابعة إرسال المحضر إلى مجلس شؤون الجامعات حتى وصول اعتماد صاحب الصلاحية.

سكرتارية أمانة مجلس الجامعة :

عدد من الموظفين الإداريين من ذوي الكفاءة في أعمال السكرتارية والنسخ ويرتبطون بالمشرف على أمانة مجلس الجامعة.

تتولى الوحدة المهام التالية :

• معاونة مدير الإدارة في أعماله والإنابة عنه في حال غيابه في جميع يوكل إليه من أعمال.

• متابعة المستحقات المالية لأعضاء مجلس الجامعة .

• إعداد التقارير الصحفية عم مواضيع المجلس.

• القيام بالمهام الإدارية التي يكلفه بها سعادة المشرف على أمانة مجلس الجامعة.

• نسخ مذكرات مجلس الجامعة.

• نسخ محضر مجلس الجامعة.

• نسخ القرارات التنفيذية للمحضر.

• نسخ المعاملات المتعلقة بالدراسات العليا.

• نسخ المعاملات المتعلقة بالإبتعاث.

• نسخ المعاملات المتعلقة بالتعيين.

• نسخ جميع الخطابات التي تطلب منهم .

• تصوير جميع المستندات ذات العلاقة.

وحدة الاتصالات الإدارية :

موظف أو أكثر من منسوبي الجامعة من ذوي الكفاءة الإدارية والقدرة على استخدام الحاسب الآلي .

تتولى الوحدة المهام التالية :

• تصدير المعاملات .

• تقييد المعاملات .

• فهرسة المعاملات وتصنيفها .

• توزيع المعاملات على الجهات ذات العلاقة والتأكد من وصولها.

• حفظ كشوف الاستلام والتسليم .

مكتب التنسيق بإدارة أمانة مجلس الجامعة:

• التنسيق مع الجهات التقنية لتحضير قاعة اجتماعات مجلس الجامعة .

• التنسيق لتوفير الضيافة لأعصاء مجلس الجامعة .

• تجهيز ملفات الرئيس والأمين لأعمال المجلس

• إعداد كشف التوقيع ومتابعة توقيعات أعضاء مجلس الجامعة على محضر مجلس الجامعة

• تحديث قائمة أعضاء مجلس الجامعة متى دعت الحاجة إلى ذلك