نسخة تجريبية
Skip Navigation Links
الصفحة الرئيسية
كلمة المدير
مهام الادارة
منسوبي الادارة
الأرشفة الالكترونية
اتصل بنا
 
جامعة جازان/مواقع الإدارات/إدارة الوثائق والاتصالات الإدارية

 

 

أسماء وأقسام ومهام إدارة الوثائق والاتصالات الإدارية

 

مهام وإجراءات العمل قسم الصادر:

 

·        تصدير المعاملة وإدخال بياناتها في البرنامج بدقة.

·        تسلم المعاملة (الأصل) حسب التوجيه مع توقيع استلام رسمي بالتاريخ والوقت واحتفاظ صورة منه في النظام.

·        تسلم صور المعاملة حسب ما هو مدون في توزيع الجهات في الأصل، مع توقيع استلام رسمي للمستلمين.

·        تسلم المعاملات المصدرة والموجهة لجهات خارج الجامعة لقسم البريد.

·        يتم أرشفة المعاملة من الطبعة الأصلية إلكترونيا.

 

موظفي قسم الصادر:

1.     ابراهيم بن عبدالله زكري (رئيس القسم).

2.     محمد شعبان سهيلي. (مدخل بيانات)

         

مهام وإجراءات العمل  قسم الوارد:

·   استلام المعاملة الرسمية الخارجية من قسم البريد أو مندوبي الجهات الحكومية أو من الإدارة العليا أو عبر الفاكس والموجه للإدارة العامة للشئون الإدارية والمالية أو مدير إدارة الوثائق والاتصالات الإدارية.

·        يتم التأكد من قبل المستلم من المعاملة وسلامتها واكتمال مرفقاتها حسب الرقم المدون في مشفوعاتها.

·   تدخل بيانات المعاملة مباشرة في البرنامج وتحال في نفس اليوم لصاحب الصلاحية للتوجيه ثم تسلم مباشرة للجهة المحالة إليها.

·        يتم توقيع استلام على بيان الاستلام بشكل رسمي.

·        يتم حفظ نسخة إلكترونية كاملة من المعاملة عبر البرنامج.

 

موظفي قسم الوارد:    

1.     فهد بن يحيى آل واكدة (رئيسا).

2.     أحمد بن حسين ضايحي (مدخل بيانات).

 

 

 

مهام وإجراءات العمل  قسم البريد:

·   استلام المعاملات من قسم الصادر وتسليمها لجهاتها الموضحة فيه مثل الإدارة المالية وإدارة شئون الموظفين والمستودعات والمشتريات.

·        استلام المعاملات من قسم الوارد وتسليمها لجهاتها بعد إحالتها من صاحب الصلاحية للجهات الموضحة أعلاه.

·   استلام المعاملات والبريد العادي والرسمي والمطبوعات من جميع جهات الجامعة وتوضع في الصناديق الداخلية لها.

·        يتم إدخال المعاملات المستلمة عبر البرنامج.

·   يقوم مندوب البريد بشكل يومي بمراجعة البريد السعودي وتسليم واستلام المعاملات الخاصة بالجامعة من خطابات وظروف ومطبوعات وطرود وحقائب حديدية وغيرها.

موظفي القسم البريد:

1.     ماجد بن محمد حكمي (رئيس القسم).

2.     أحمد محمد مهدي (مندوب البريد الرسمي)

3.     محمد يحيى مباركي (موظف الاستقبال).